Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, wie wir personenbezogene Daten auf unserer Website ordyse.com und im Ordyse-Portal verarbeiten.

1. Verantwortlicher

CoreGnition UG (haftungsbeschränkt)
Leopoldstraße 31, 80802 München
Geschäftsführer: Maxim Mikhalchenko
E-Mail: info@coregnition.ai

Ein Datenschutzbeauftragter ist bei uns derzeit nicht gesetzlich vorgeschrieben. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@coregnition.ai.

2. Website

2.1 Hosting

Unsere Website liegt auf unserem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union. Beim Aufruf verarbeitet der Server Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit sowie die aufgerufene Seite, um die Seite an Ihren Browser auszuliefern. Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen speichern wir nicht. Fehlermeldungen des Servers enthalten keine IP-Adressen und werden nach 7 Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

2.2 Cookies, Analyse und Werbung

Unsere Website setzt keine Cookies, nutzt keine Analyse-Werkzeuge und keine Werbe-Pixel. Deshalb zeigen wir Ihnen auch keinen Cookie-Banner.

2.3 Schriften

Die Schrift IBM Plex Sans liefern wir von unserem eigenen Server aus. Ihr Browser baut dafür keine Verbindung zu Google oder anderen Drittanbietern auf.

2.4 Anfrage zur Prozessanalyse

Über das Anfrageformular fragen wir Ihr ERP-System, die Zahl Ihrer Aufträge im Monat und die Bereiche ab, in denen Sie ansetzen möchten, dazu Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen und freiwillig Ihre Telefonnummer. Wir nutzen diese Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten und das Gespräch vorzubereiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Die Anfrage wird auf unserem Server bei Hetzner gespeichert. Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir sie spätestens nach 12 Monaten. Ein unsichtbares Prüffeld hält automatisierte Spam-Einträge fern; dafür werten wir keine Daten aus.

2.5 Terminbuchung

Für die Wahl eines Termins nutzen wir Cal.com in der Open-Source-Ausgabe, die wir selbst auf unserem Server bei Hetzner betreiben. Der Kalender wird erst geladen, wenn Sie den Schritt „Termin“ erreichen. Gespeichert werden Name, E-Mail-Adresse, Ihre Angaben aus dem Formular und der gewählte Termin. Damit wir Doppelbuchungen vermeiden, gleicht Cal.com freie Zeiten mit unserem Microsoft-365-Kalender ab. Die Einladung zum Gespräch enthält einen Link zu Microsoft Teams; für das Gespräch selbst gelten die Datenschutzhinweise von Microsoft.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Termindaten löschen wir 12 Monate nach dem Termin, sofern kein Vertrag zustande kommt.

2.6 Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Unternehmen, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage), um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen die Daten, sobald die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Handelsbriefe bewahren wir nach § 257 HGB sechs Jahre auf.

2.7 Versand von E-Mails

Bestätigungen, Terminmails und Antworten auf Anfragen versenden wir über die Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin. Brevo verarbeitet dabei Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt der Nachricht in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO.

3. Ordyse-Portal

3.1 Ihre Prozessdaten: Wir verarbeiten im Auftrag

Im Portal verarbeiten wir die Daten, die Ihr Unternehmen aus ERP, Postfach und weiteren Systemen anbindet: Aufträge, Rechnungen, Lieferungen, geschäftliche E-Mails und die darin genannten Ansprechpartner. Verantwortlicher für diese Daten ist Ihr Unternehmen. Wir handeln als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Vertrags zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO, den wir mit jedem Kunden abschließen. Informationen zu dieser Verarbeitung erhalten Sie von Ihrem Arbeitgeber oder Geschäftspartner.

Fest eingebaut sind:

• Beschäftigte erscheinen nur als Pseudonym. Auswertungen gibt es nach Aufträgen und Teams, nie nach einzelnen Personen.
• Personennamen in E-Mails werden maskiert. Mailtexte werden nach 90 Tagen gelöscht.
• Jeder Schritt nach außen braucht die Freigabe eines Menschen.

3.2 Anmeldung und Konto

Für die Anmeldung nutzen Sie das Identitätssystem Ihres Unternehmens, zum Beispiel Microsoft Entra ID. Wir erhalten dabei Ihren Namen, eine technische Kennung und Ihre Rollen. Im Portal speichern wir statt Ihres Namens ein Pseudonym. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit dem Vertrag Ihres Unternehmens und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.3 Technisch notwendige Cookies

Das Portal setzt zwei Cookies, die für die Anmeldung unbedingt erforderlich sind:

Diese Cookies sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig.

3.4 Protokolle

Freigaben, Importe und Exporte protokollieren wir mit Pseudonym und Zeitpunkt. So bleibt nachvollziehbar, wer was freigegeben hat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Protokolle bleiben für die Vertragslaufzeit gespeichert und werden mit dem Kundenkonto gelöscht.

3.5 Sprachmodell

Für Antworten auf Fragen in natürlicher Sprache, für das Lesen geschäftlicher E-Mails und für Formulierungsvorschläge nutzt Ordyse das Sprachmodell von Mistral AI SAS, Paris, mit Verarbeitung in der Europäischen Union. Übermittelt werden nur die Inhalte, die für die jeweilige Aufgabe nötig sind; Personennamen in E-Mails sind dabei maskiert. Mistral nutzt diese Daten nicht zum Training von Modellen. Auf Wunsch Ihres Unternehmens arbeitet Ordyse ohne Sprachmodell regelbasiert oder mit einem Modell im eigenen Netz. Mistral ist als Unterauftragsverarbeiter im AVV genannt.

3.6 Hosting des Portals

Das Portal läuft auf unserem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union, mit einer eigenen Datenbank je Kunde. E-Mails des Portals, etwa Benachrichtigungen, versenden wir über Brevo (siehe 2.7). Auf Wunsch betreiben Sie Ordyse in Ihrer eigenen Umgebung.

4. Empfänger und Drittländer

Wir geben personenbezogene Daten nur an die oben genannten Dienstleister weiter, die in unserem Auftrag arbeiten. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nur statt, wenn Ihr Unternehmen einen solchen Anbieter auswählt, und dann auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder der EU-Standardvertragsklauseln.

5. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Schreiben Sie uns dazu an info@coregnition.ai. Betrifft Ihr Anliegen Prozessdaten Ihres Unternehmens, leiten wir es an Ihr Unternehmen weiter.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

6. Automatisierte Entscheidungen

Ordyse schlägt Schritte vor. Entscheidungen mit Wirkung nach außen trifft immer ein Mensch. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

7. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unser Angebot oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026